Termin Erstellen #
Um einen neuen Termin zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü Termine aus. Die Termin-Ansicht wird angezeigt
- Wählen Sie in der Toolbar den Button Neu aus
- Geben Sie in dem Eingabefenster einen Titel ein, wählen Sie den Start– und Endzeitpunkt aus und legen Sie optional eine Agenda und Teilnehmerliste fest
- Neben den Pflichtfeldern, haben Sie auch die Möglichkeit eine Referenz zu einem oder mehreren Eckpunkten aufzubauen. Wählen Sie hierzu die entsprechenden Eckpunkte aus der Auswahlliste aus.
Klicken Sie auf den Button Speichern, um den Termin abzuspeichern. Wenn Sie die Option „Alle Teilnehmer via Email informieren“ aktiviert haben, erhalten alle festgelegten Teilnehmer eine Einladung via Email.
Wichtig
Bitte beachten Sie, dass für das Erstellen und Bearbeiten von Terminen eigene Berechtigungen innerhalb des Projekts notwendig sind. Sollten Sie diese Funktionalität nicht besitzen, so kontaktieren Sie bitte Ihren Projektleiter.
Termin Löschen #
Um einen Termin in der Kalenderansicht zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü Termine aus. Die Termin-Ansicht wird angezeigt
- Klicken Sie auf den zu löschenden Termin. Das Kontextmenü wird angezeigt. Wählen Sie Löschen
- Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Der Termin wird unwiderruflich gelöscht
Tabellenansicht #
Um einen Termin in der Tabellenansicht zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü Termine aus. Die Termin-Ansicht wird angezeigt
- Wählen Sie in der Toolbar Tabelle aus
- Wählen Sie aus der Tabelle den zu löschenden Termin aus. Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Löschen
- Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Der Termin wird unwiderruflich gelöscht
Termin Bearbeiten #
Um einen Termin in der Kalenderansicht zu bearbeiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü Termine aus. Die Termin-Ansicht wird angezeigt
- Klicken Sie auf den zu löschenden Termin. Das Kontextmenü wird angezeigt. Wählen Sie Bearbeiten
- Führen Sie in dem Änderungsformular Ihre Änderungen durch und klicken Sie anschließend auf den Button Speichern.
Termin Archivieren #
Die Archivierungsfunktion von Terminen ermöglicht Ihnen die sichere Archivierung von Terminen und den darin enthaltenen Protokollen.
Wurde ein Termin geplant und mit dem Teilnehmerkreis durchgeführt, kann dieser im Anschluss archiviert werden, um Änderungen am Protokoll zu verhindern.
Um einen Termin zu archivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an PCPx
- Öffnen Sie ein Projekt ihrer Wahl
- Wählen Sie das Modul Termine aus
- Wählen Sie einen bereits existierenden Termin aus, welchen Sie archivieren möchten. Klicken Sie hierzu mit der Maus auf den Termin und wählen im Menü Archivieren
- Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Der Termin wurde nun archiviert und kann nicht mehr verändert werden.
Wichtig
Bitte beachten Sie, dass Sie archivierte Termine nicht mehr verändern können. Prüfen Sie daher vorab, ob alle wichtigen Informationen in dem Termin / Protokoll vorhanden sind!
Termin Starten / Durchführen #
Neben der reinen Terminverwaltung können auch Meeting-Protokolle und Aufgaben zu einem Termin erfasst werden. Um diese Funktionen nutzen zu können, müssen Sie den Termin Starten. Um einen Termin zu starten, führen Sie die folgenden Schritte aus. Voraussetzung hierfür ist, dass ein Termin bereits erstellt wurde.
- Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü Termine aus. Die Termin-Ansicht wird angezeigt
- Wählen Sie den zu startenden Termin aus. Das Kontextmenü wird angezeigt.
- Wählen Sie Termin starten
- Das Fenster für die Termindurchführung wird angezeigt
Bei dem Start der Termin-Durchführungsansicht, werden die hinterlegten Agenda-Punkte in dem Bereich Agenda automatisch erstellt.
Agenda Punkte anpassen
Die Agenda-Punkte können während einer Durchführung flexibel angepasst werden. Erstellen Sie auf der Protokollseite eine neue Überschrift. Markieren Sie diese und wählen über die Toolbar die entsprechende Formatierung aus. Das Linke Navigationsmenü zeigt daraufhin den Eintrag an der entsprechenden Stelle an. - Prüfen Sie zunächst die Anwesenheit Ihrer Teilnehmer indem Sie diese in den Bereich Anwesend ziehen
- Wählen Sie auf der linken Seite einen Agenda punkt aus. Zu jedem Punkt haben Sie die Möglichkeit einen Text zu hinterlegen
- Aufgaben, die in der Besprechung aufkommen, können Sie auf der rechten Seite im Bereich Aufgaben erstellen
- Speichern Sie die Informationen durch Klick auf den Button Speichern ab
Historie anzeigen #
Wurde der Termin als Folgetermin erstellt und die Option “Protokoll übernehmen” aktiviert, so wurde das Protokoll aus dem ursprünglichen Termin in die Historie des Termins übernommen.
Um das historische Protokoll anzuzeigen, wählen Sie im linken Navigationsmenü Historie aus.
Aktionsbereich ausrichten #
Der Aktionsbereich kann entweder auf der rechten Seite oder im unteren Bereich der Seite ausgerichtet werden. Wählen Sie hierzu die jeweilige Option über die Toolbar aus.
Serientermine erstellen #
Neben der Einzel-Terminerstellung haben Sie die Möglichkeit Serien-Termine zu erstellen, um wiederholende Termine mit gleicher Agenda und Teilnehmerkreis einfach zu erzeugen.
Um einen Serientermin zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an PCPx
- Öffnen Sie ein Projekt ihrer Wahl
- Wählen Sie das Modul Termine aus
- Wählen Sie im Menü Aktionen >Neu. Das Fenster für die Terminerstellung wird angezeigt.
- Wählen Sie In Serientermin umwandeln und füllen Sie die entsprechenden Felder wie Intervall etc. aus
- Wählen Sie Speichern um den Termin abzuspeichern und die hinterlegenden Teilnehmer via Email zu informieren
