Projekt E-Mail Postfach

In vielen Organisationen liegen entscheidende Informationen in persönlichen E-Mail-Postfächern: Abstimmungen mit Partnern, Freigaben, technische Rückfragen oder wichtige Entscheidungen. Für das Projektteam sind diese Inhalte häufig nicht sichtbar – Wissen verteilt sich, geht verloren oder ist nur mit großem Aufwand rekonstruierbar.

Mit der neuen Projekt-Mailbox wird Kommunikation konsequent in den Projektkontext überführt.

Jedes Projekt erhält eine eigene, eindeutige E-Mail-Adresse. Relevante Nachrichten können einfach weitergeleitet oder direkt an diese Adresse gesendet werden. PCPx ordnet die E-Mails automatisch dem entsprechenden Projekt zu und speichert sie zentral im System.

Darüber hinaus können E-Mails nun auch direkt an konkrete Objekte innerhalb eines Projekts gesendet werden – beispielsweise an Eckpunkte, Arbeitspakete oder andere projektspezifische Elemente. Die Kommunikation wird damit nicht nur dem Projekt, sondern exakt dem fachlichen Kontext zugeordnet, in dem sie entstanden ist.

Ein weiterer wesentlicher Mehrwert:

• Volltextbasierte Suche über E-Mail-Inhalte
  Sämtliche gespeicherten E-Mails sind durchsuchbar – inklusive Betreff und Inhalt. Informationen lassen sich damit auch Monate später schnell und gezielt wiederfinden.
• Speicherung von E-Mail-Anhängen
  Anhänge werden automatisch mitgespeichert und stehen direkt im Projekt zur Verfügung. Relevante Dokumente bleiben damit dauerhaft im richtigen Zusammenhang abgelegt.
• Transparente Teamkommunikation
  Berechtigte Projektmitglieder können die Kommunikation einsehen – Wissen bleibt im Team, nicht im individuellen Postfach.
• Nachvollziehbare Projektverläufe
  Auch bei Rollen- oder Personalwechseln bleibt die vollständige Kommunikationshistorie erhalten.

Die Projekt-Mailbox ist vollständig in das Modul „Pulse“ integriert und erweitert dort den Informations- und Aktivitätsfluss um die externe Kommunikation.

So entsteht ein durchgängiger, zentraler Informationsraum – vom ersten Kontakt bis zum Projektabschluss.

Projekt- Email-Adresse finden #

Jedes Projekt in PCPx verfügt über eine eigene E-Mail-Adresse. Über diese Adresse können E-Mails direkt dem Projekt zugeordnet und automatisch gespeichert werden.

Die Projekt-E-Mail-Adresse wird in zwei Bereichen angezeigt:

1. Projekt-Start #

Auf der Seite Projekt-Start finden Sie die E-Mail-Adresse im Bereich Projektaufbau unter dem Feld „E-Mail Postfach“.

2. Projekteinstellungen #

In den Projekteinstellungen wird die E-Mail-Adresse ebenfalls angezeigt.
Navigieren Sie zu Projekt → Einstellungen → Überblick.
Im rechten Bereich unter „Projekt E-Mail Postfach“ wird die zugehörige Adresse dargestellt.

E-Mail-Adresse kopieren #

Kopieren Sie diese E-Mail-Adresse einfach und verwenden Sie sie zum:

• Weiterleiten relevanter E-Mails
• Direktversand an das Projekt
• Einbinden in Verteilerlisten oder Systemen

Alle eingehenden E-Mails werden automatisch dem entsprechenden Projekt zugeordnet und im Projekt gespeichert.

E-Mail direkt an ein Objekt senden #

Möchten Sie eine E-Mail direkt einem bestimmten Objekt in PCPx zuordnen (z. B. einem Eckpunkt oder Arbeitselement), können Sie dies über die jeweilige Objekt-E-Mail-Adresse tun.

Öffnen Sie dazu das gewünschte Objekt.
Im rechten Bereich finden Sie unter „E-Mail“ die spezifische Empfängeradresse des Objekts. Kopieren Sie diese Adresse und verwenden Sie sie als Empfänger Ihrer E-Mail.

Jedes Objekt verfügt über eine eigene, eindeutige E-Mail-Adresse. Eingehende Nachrichten werden automatisch dem entsprechenden Objekt zugeordnet und im Projekt gespeichert.

Dies funktioniert analog für:

• Arbeitselemente
• Eckpunkte
• Risiken
• Erkenntnisse
• Termine

So stellen Sie sicher, dass Kommunikation nicht nur im Projekt, sondern direkt im fachlich richtigen Kontext dokumentiert wird.

Wo werden die E-Mails angezeigt #

Alle an das Projekt gesendeten E-Mails werden automatisch im Modul Puls gespeichert und sind dort jederzeit einsehbar.

E-Mail-Postfach öffnen

1. Navigieren Sie im linken Menü zu Puls.
2. Wählen Sie oben den Reiter „E-Mail Postfach“ aus.

Hier werden alle eingegangenen E-Mails chronologisch angezeigt.

Darstellung der E-Mails

• Jede E-Mail wird als eigener Eintrag dargestellt.
• Betreff, Absender, Inhalt und Anhänge sind direkt im Projekt sichtbar.
• Über die Suchfunktion können E-Mails schnell gefiltert und gefunden werden.

E-Mails die direkt an ein Objekt gesendet wurden, werden in dem Kommentar-Bereich angezeigt.

Einschränkungen #

Bitte beachten Sie folgende technische und organisatorische Rahmenbedingungen bei der Nutzung des Projekt-E-Mail-Postfachs:

1. Absenderbeschränkung #

E-Mails können ausschließlich von Personen verarbeitet werden, die in PCPx als Benutzer hinterlegt sind. Wird eine E-Mail von einer externen oder nicht registrierten Person versendet, wird diese aus Sicherheits- und Datenschutzgründen nicht verarbeitet und nicht im Projekt gespeichert.

2. Lizenzvoraussetzung #

Für die Nutzung des E-Mail-Inbox-Services ist eine entsprechende Lizenz erforderlich.
Bitte prüfen Sie in Ihren Lizenzeinstellungen, ob das Modul für Ihr Projekt bzw. Ihre Organisation freigeschaltet ist. Ist das Modul nicht aktiviert, können eingehende E-Mails nicht verarbeitet werden.

3. Größenlimit #

Die maximale Größe einer E-Mail beträgt 18 MB.
Dieses Limit umfasst sowohl den Nachrichtentext als auch sämtliche Anhänge. Wird diese Größenbeschränkung überschritten, kann die E-Mail nicht verarbeitet werden.

4. Feste Empfängeradressen #

Die Empfängeradressen (Projekt- oder Objekt-E-Mail-Adressen) werden eindeutig von PCPx generiert und sind systemseitig festgelegt.
Werden diese Empfängeradressen manuell verändert oder ergänzt, kann die E-Mail nicht korrekt zugestellt oder verarbeitet werden.

5. Bearbeitungszeit #

In der Regel erfolgt die Verarbeitung eingehender E-Mails unmittelbar.
Sind alle technischen Parameter korrekt (Absenderberechtigung, Lizenz, Größenlimit, Empfängeradresse), wird die E-Mail automatisch gespeichert und dem entsprechenden Projekt oder Objekt zugewiesen.
Die Nachricht sollte anschließend direkt im Modul Pulse → E-Mail Postfach sichtbar sein.

Datenschutz & DSGVO-Konformität #

Das Projekt-E-Mail-Postfach ist vollständig in das Datenschutz- und Sicherheitskonzept von PCPx integriert. Wie das gesamte System ist auch die Verarbeitung und Speicherung von E-Mails DSGVO-konform umgesetzt.

Alle eingehenden E-Mails werden sicher gespeichert und sind ausschließlich für berechtigte Projektmitglieder einsehbar. Der Zugriff erfolgt rollenbasiert entsprechend der vergebenen Berechtigungen innerhalb des Projekts.

E-Mails und deren Anhänge können bei Bedarf jederzeit gelöscht werden. Dadurch behalten Sie die volle Kontrolle über gespeicherte Inhalte und können projektbezogene Kommunikation datenschutzkonform verwalten.

PCPx stellt somit sicher, dass Ihre projektbezogene E-Mail-Kommunikation transparent, nachvollziehbar und zugleich datenschutzrechtlich abgesichert ist.

E-Mails durchsuchen #

Im Modul Puls → E-Mail Postfach steht Ihnen eine leistungsstarke, volltextbasierte Suche zur Verfügung.

Sie können entweder:

• ein einfaches Suchwort eingeben (z. B. „Rechnung“, „Budget“, „Vertrag“)
  → Die Suche durchsucht Betreff, Nachrichtentext sowie – sofern vorhanden – Inhalte von Anhängen.

oder

• gezielt mit Suchkommandos arbeiten, um Ihre Ergebnisse weiter einzugrenzen.

Suchkommandos #

Datumsfilter (Wann:)

Für Zeiträume stehen folgende Werte zur Verfügung:

• Heute
• Gestern
• Diese Woche
• Letzte Woche
• Dieser Monat
• Letzter Monat
• Dieses Jahr
• Letztes Jahr
• Letzte 7 Tage
• Letzte 30 Tage

Zusätzlich sind konkrete Datumsangaben möglich:

• Wann: 12.03.2026
• Wann: >12.03.2026 (nach Datum)
• Wann: <12.03.2026 (vor Datum)
• Wann: 01.01.2026-31.12.2026 (Zeitraum)

Exakte Suche mit Anführungszeichen (” “) #

Verwenden Sie Anführungszeichen, wenn Sie nach einer exakten Wortgruppe suchen möchten.

Ohne Anführungszeichen sucht das System nach einzelnen Begriffen.
Mit Anführungszeichen wird nur die exakt eingegebene Formulierung berücksichtigt.

Beispiele:

• "Budget Freigabe"
  → Findet nur E-Mails, in denen diese Wortgruppe exakt vorkommt.
• Betreff: "Projekt Review"
  → Durchsucht ausschließlich Betreffzeilen mit exakt diesem Ausdruck.
• Von: "Max Müller"
  → Sucht nach genau diesem Absendernamen.
• AnhangText: "Vertrag Version 2"
  → Durchsucht den Inhalt von Anhängen nach dieser exakten Formulierung.

Kombination mit anderen Filtern #

Anführungszeichen können mit weiteren Suchkommandos kombiniert werden.

Beispiel:

Von: "mueller@firma.de" MitAnhang: ja Dateityp: pdf Wann: "Heute"

Oder:

Betreff: "Budget Planung 2026" Wann: "Dieser Monat"

Damit erhalten Sie sehr präzise Suchergebnisse, insbesondere bei längeren Begriffen oder häufig vorkommenden Wörtern.

Sucheinschränkungen #

Bitte beachten Sie, dass bestimmte Suchfunktionen lizenzabhängig sind.

Die volltextbasierte Suche innerhalb von E-Mail-Betreff und Nachrichtentext steht grundsätzlich zur Verfügung.

Für die Durchsuchung von Anhängen ist jedoch eine erweiterte Lizenz erforderlich.