Projekt-RAG-Status (Red, Amber, Green) #
Der Projekt-RAG-Status ist ein zentrales Steuerungs- und Kommunikationsinstrument in PCPx. Er dient dazu, den Gesamtzustand eines Projektes schnell, eindeutig und vergleichbar darzustellen. Der Status kann entweder manuell gepflegt oder automatisch auf Basis definierter Regeln berechnet werden.
1. Was ist der RAG-Status #
Der RAG-Status beschreibt den aktuellen Gesamtzustand eines Projektes anhand der drei Zustände Red, Amber und Green. Er verdichtet komplexe Projektinformationen wie Termine, Qualität, Risiken oder Abweichungen zu einer klaren Management-Aussage. Der RAG-Status ermöglicht es, Projekte auf Portfolio-Ebene schnell zu bewerten und Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen.
Der Status beantwortet nicht die Frage nach einzelnen Details, sondern nach der übergeordneten Einschätzung des Projektzustands. Er zeigt, ob ein Projekt stabil verläuft, ob Handlungsbedarf besteht oder ob sich das Projekt in einem kritischen Zustand befindet.
2. Wo und wie kann der RAG-Status verändert werden #
Der Projekt-RAG-Status wird auf Projektebene gepflegt und ist Teil der Projekteinstellungen in PCPx. Abhängig von der Konfiguration Ihrer Organisation kann der Status manuell durch berechtigte Benutzer gesetzt oder automatisch durch das System berechnet werden.
Die Möglichkeit zur manuellen Änderung ist rollenabhängig und wird über die Berechtigungsrollen gesteuert. Der aktuelle RAG-Status ist in Projektübersichten, Portfolio-Sichten und Auswertungen sichtbar und dient dort als zentrales Steuerungsmerkmal.
3. Welche Optionen gibt es #
PCPx unterstützt drei RAG-Status-Ausprägungen.
Green steht für einen stabilen Projektverlauf ohne relevante Abweichungen. Termine, Qualität und Inhalte bewegen sich im geplanten Rahmen.
Amber signalisiert Auffälligkeiten oder Risiken. Es bestehen Abweichungen, die beobachtet oder aktiv gesteuert werden müssen, das Projekt ist jedoch weiterhin beherrschbar.
Red kennzeichnet einen kritischen Projektzustand. Wesentliche Ziele, Termine oder Qualitätsanforderungen sind gefährdet oder bereits verfehlt. Es besteht akuter Handlungsbedarf.
Die drei Statuswerte sind bewusst klar definiert, um Interpretationsspielräume zu reduzieren und eine einheitliche Bewertung über alle Projekte hinweg zu ermöglichen.
4. Automatische Berechnung des RAG-Status #
Neben der manuellen Pflege unterstützt PCPx eine automatische Berechnung des Projekt-RAG-Status. Dabei wird der Status anhand vordefinierter Regeln und Kriterien ermittelt.
Für die automatische Berechnung können unter anderem folgende Aspekte berücksichtigt werden. Der Status von Kontrollpunkten wie Quality-Gates oder Meilensteinen, Ergebnisse von Validierungsregeln, Terminüberschreitungen, offene oder kritische Qualitätsprüfungen sowie projektinterne Abweichungen.
Die Logik für die automatische Berechnung wird zentral definiert und stellt sicher, dass der Projektstatus objektiv, konsistent und nachvollziehbar ermittelt wird. Je nach Konfiguration kann der manuelle Eingriff eingeschränkt oder vollständig deaktiviert sein.
Die automatische Berechnung eignet sich insbesondere für Organisationen, die einheitliche Standards durchsetzen möchten, subjektive Statusbewertungen vermeiden wollen und viele Projekte parallel steuern oder vergleichbare Portfolio-Auswertungen benötigen.
Um die automatische Berechnung des Projekt-Status zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an PCPx an
- Wechseln Sie auf die Projektübersicht über das Hauptmenü PCPx > Projekte
- Wechseln Sie in die Projekteinstellungen über die linke Navigationsleiste.
Hinweis: Sie benötigen hierfür die entsprechenden Berechtigungen.
- Wählen Sie in den Einstellungen RAG-Berechnung = Auto aus. Neben dem Feld wird das Optionsmenü für diese Einstellung angezeigt. Öffnen Sie das Optionsmenü für diese Einstellung.
- Legen Sie die entsprechenden Schwellenwerte für die unterschiedlichen Projekt-Status an.
Beachten Sie hierbei, dass es sich um Prozentwerte handelt. Die Prüfung erfolgt von Grün über Gelb nach Rot. Wird eine Bedingung erfüllt, so wird der Status entsprechend gesetzt.
- Speichern Sie Ihre Änderungen ab.
Ab sofort werden bei Änderungen im Projekt die von Ihnen definierten Bedingungen geprüft,
und je nach Ergebnis wird der entsprechende RAG-Status automatisch gesetzt.
Hinweis zur Prüf-Reihenfolge #
Bitte beachten Sie, dass die Prüfung immer in folgender Reihenfolge durchläuft:
Prüfung des „Grünen“ Blocks
Prüfung des „Gelben“ Blocks
Prüfung des „Roten“ Blocks
Sobald eine Bedingung zutrifft, wird der Status sofort gesetzt, und die weiteren Blöcke werden nicht mehr geprüft.
Deshalb ist es besonders wichtig, die Prüfbedingungen sorgfältig und widerspruchsfrei zu hinterlegen.
Bedingungen #
| Grün markierte Eckpunkte |
| Rot markierte Eckpunkte |
| Gelb markierte Eckpunkte |
| Grün markierte Eckpunkte mit Status „Offen“ |
| Rot markierte Eckpunkte mit Status „Offen“ |
| Gelb markierte Eckpunkte mit Status „Offen“ |
| Überfällige Eckpunkte |
| Überfällige Eckpunkte mit Status „Offen“ |
Beispiele #
✅ Beispiel 1: Alle Blöcke definiert #
Grün-Block
- Green flagged keypoints with status „Open“ = 5 %
- Amber flagged keypoints with status „Open“ = 5 %
- Red flagged keypoints with status „Open“ = 5 %
Gelb-Block
- Green flagged keypoints > 50 %
- Amber flagged keypoints < 20 %
Rot-Block
- Red flagged keypoints with status „Open“ > 10 %
Pseudocode:
IF (
Green flagged open = 5%
AND Amber flagged open = 5%
AND Red flagged open = 5%
)
THEN
SET RAG-Status = GREEN
ELSE IF (
Green flagged > 50%
AND Amber flagged < 20%
)
THEN
SET RAG-Status = AMBER
ELSE IF (
Red flagged open > 10%
)
THEN
SET RAG-Status = RED
ELSE
SET RAG-Status = UNDEFINED
✅ Beispiel 2: Nur Grün-Block definiert #
Grün-Block
- Green flagged keypoints > 70 %
- Amber flagged keypoints < 5 %
- Red flagged keypoints < 1 %
Gelb-Block
- (nicht konfiguriert)
Rot-Block
- (nicht konfiguriert)
Pseudocode:
IF (
Green flagged > 70%
AND Amber flagged < 5%
AND Red flagged < 1%
)
THEN
SET RAG-Status = GREEN
ELSE
SET RAG-Status = UNDEFINED
✅ Beispiel 3: Mit Overdue-Werten #
Grün-Block
- Green flagged open = 0 %
- Amber flagged open = 0 %
- Red flagged open = 0 %
Gelb-Block
- Overdue keypoints < 10 %
- Amber flagged open < 5 %
Rot-Block
- Red flagged open > 10 %
oder - Overdue keypoints > 20 %
Pseudocode:
IF (
Green flagged open = 0%
AND Amber flagged open = 0%
AND Red flagged open = 0%
)
THEN
SET RAG-Status = GREEN
ELSE IF (
Overdue < 10%
AND Amber flagged open < 5%
)
THEN
SET RAG-Status = AMBER
ELSE IF (
Red flagged open > 10%
OR Overdue > 20%
)
THEN
SET RAG-Status = RED
ELSE
SET RAG-Status = UNDEFINED
❌ No-Go-Szenarien (vermeiden Sie diese Konfigurationen!) #
❌ No-Go 1: Identische Bedingungen in allen Blöcken #
Konfiguration:
Grün-Block: Green flagged open = 10 %
Gelb-Block: Green flagged open = 10 %
Rot-Block: Green flagged open = 10 %
⚠ Problem:
Alle Blöcke prüfen dieselbe Bedingung → nur der erste Block wird jemals greifen, die anderen nie.
Pseudocode:
IF (Green flagged open = 10%)
THEN SET RAG-Status = GREEN
ELSE IF (Green flagged open = 10%)
THEN SET RAG-Status = AMBER
ELSE IF (Green flagged open = 10%)
THEN SET RAG-Status = RED
❌ No-Go 2: Widersprüchliche Schwellenwerte #
Konfiguration:
Grün-Block: Green flagged > 80 %
Gelb-Block: Green flagged < 50 %
Rot-Block: Green flagged < 30 %
⚠ Problem:
Überlappende Bereiche → ein Wert wie 40 % passt gleichzeitig zu Gelb und Rot, was zu unklaren Ergebnissen führt.
Pseudocode:
IF (Green flagged > 80%)
THEN SET RAG-Status = GREEN
ELSE IF (Green flagged < 50%)
THEN SET RAG-Status = AMBER
ELSE IF (Green flagged < 30%)
THEN SET RAG-Status = RED
❌ No-Go 3: Unmögliche Summen mit Gleich-Bedingung #
Konfiguration:
Grün-Block:
Green flagged open = 40 %
Amber flagged open = 40 %
Red flagged open = 40 %
⚠ Problem:
Die Summe wäre 120 %, was rechnerisch unmöglich ist → diese Bedingung kann nie erfüllt werden.
Pseudocode:
IF (
Green flagged open = 40%
AND Amber flagged open = 40%
AND Red flagged open = 40%
)
THEN SET RAG-Status = GREEN
❌ No-Go 4: Überfällige Bedingungen überschneiden sich #
Konfiguration:
Grün-Block: Overdue = 0 %
Gelb-Block: Overdue < 10 %
Rot-Block: Overdue > 5 %
⚠ Problem:
Zwischen 5 % und 10 % passen sowohl Gelb als auch Rot → je nach Prüf-Reihenfolge wird nur einer greifen, obwohl beide technisch zutreffen.
Pseudocode:
IF (Overdue = 0%)
THEN SET RAG-Status = GREEN
ELSE IF (Overdue < 10%)
THEN SET RAG-Status = AMBER
ELSE IF (Overdue > 5%)
THEN SET RAG-Status = RED
