Mit dem Modul Benachrichtigungen, hat jeder Benutzer die Möglichkeit Benachrichtigungs-Abonnements zu erstellen, um Änderungen an Projekten via E-Mail zu erhalten. Jedes Benachrichtigungs-Abonnement kann entweder übergreifend für alle Projekte oder projektspezifisch erstellt werden.
Ein Benachrichtigungs-Abonnement bezieht sich immer auf ein Projektelemente wie z.B. Eckpunkte, Risiken, Termine o.ä. D.h., dass für jedes Projektelemente ein eigenes Abonnement erstellt werden kann.
Mit dem Modul Benachrichtigungen können Sie:
- Individuelle Benachrichtigungs-Abonnements erstellen
- Proaktive Benachrichtigung über Änderungen via E-Mail
- Projektübergreifend oder projektspezifisch
- Temporäres Aktivieren / Deaktivieren von Abonnements
Wichtiger Hinweis
Beachten Sie, dass Benachrichtigungs-Abonnements nur für Projekte erstellt werden können, auf die der Benutzer auch Zugriff besitzt.
Wird einem Benutzer der Zugriff auf ein Projekt entzogen, so erhält dieser auch keine Benachrichtigungen mehr, falls ein entsprechendes Abonnement in der Vergangenheit eingerichtet wurde.
E-Mail Client Konfiguration #
| Voraussetzung | Beschreibung |
|---|---|
| Absender: noreply@pcpx.ai no-reply@pcpx.ai | Der Absender sollte unter „Sichere Absender“ hinzugefügt werden, um die E-Mails nicht zu filtern (Spam Ordner) |
| HTML Format | Die E-Mail wird im HTML – Format versendet. D.h., der E-Mail Client muss das HTML – Format unterstützen, um die E-Mail korrekt anzuzeigen. |
| UTF8 | Der E-Mail Client muss das UTF8 Format unterstützen |
Einstellungen anzeigen #
Um die Einstellungen für die Benachrichtigungen anzuzeigen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an PCPx
- Wählen Sie das PCPx Hauptmenü und wählen den Eintrag Benachrichtigungen aus. Die Ansicht für die Benachrichtigungsoptionen werden daraufhin angezeigt.
Auto: Projektbriefing #
Das Projekt-Briefing ist eine Funktion in PCPx, die Projektmanager automatisch und regelmäßig über den Status ihrer Projekte informiert. Es dient als zentrale Informationsquelle, um sicherzustellen, dass Sie jederzeit den Überblick über alle relevanten Kennzahlen und Fortschritte behalten.
Wie funktioniert das Projekt-Briefing? #
Das Projekt-Briefing wird automatisch jeden Sonntag an alle Projektmanager eines Projektes in PCPx verschickt. Es fasst die wichtigsten Kennzahlen (KPIs) Ihrer aktiven Projekte übersichtlich zusammen und präsentiert diese in leicht verständlicher Form. Dabei hilft es, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Fortschritte zu bewerten und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Welche Vorteile bietet das Projekt-Briefing? #
Automatische Übersicht:
Sie müssen keine Berichte mehr manuell erstellen. Das Projekt-Briefing liefert Ihnen wöchentlich eine Zusammenfassung aller relevanten Projektinformationen direkt in Ihr E-Mail-Postfach.
Transparenz und Kontrolle:
Mit den wichtigsten KPIs auf einen Blick können Sie den Fortschritt Ihrer Projekte überwachen, Rückstände identifizieren und frühzeitig Gegenmaßnahmen einleiten.
Zeitersparnis:
Die automatische Erstellung und Versendung spart wertvolle Zeit und reduziert administrativen Aufwand.
Proaktive Steuerung:
Durch die regelmäßigen Updates können Sie Probleme erkennen, bevor sie kritisch werden, und gezielt darauf reagieren.
Wer erhält das Projekt-Briefing? #
Das Projekt-Briefing wird ausschließlich an die Projektmanager eines Projektes verschickt. So wird sichergestellt, dass die Personen, die für die Steuerung und Überwachung des Projekts verantwortlich sind, alle notwendigen Informationen erhalten.
Was sind die Voraussetzungen für das Projekt-Briefing? #
Damit das Projekt-Briefing versendet wird, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Das Projekt muss aktiv sein.
Nur Projekte, die sich aktuell in Bearbeitung befinden, werden berücksichtigt.
Start- und Enddatum des Projekts:
Das Start- und Enddatum des Projektes müssen kleiner oder gleich dem heutigen Datum sein. Projekte, deren Laufzeit noch nicht begonnen hat oder bereits abgelaufen ist, werden nicht berücksichtigt.
Was enthält das Projekt-Briefing? #
Das Projekt-Briefing enthält eine kompakte Übersicht aller wichtigen KPIs Ihres Projekts, z. B.:
- Aktueller Fortschritt und Status
- Übersicht über Meilensteine und Deadlines
- Identifikation von Engpässen oder Abweichungen vom Plan
- Zusammenfassung von offenen Aufgaben oder Quality-Gates
Alle Informationen sind grafisch und textlich so aufbereitet, dass sie leicht verständlich sind und direkt umsetzbare Erkenntnisse liefern.
Aktivieren / Deaktivieren #
Um die Benachrichtigungen des “Projekt-Briefings” zu aktivieren oder zu deaktivieren, setzen Sie den Schalter entsprechend.
Auto: Projekt-Erinnerungen #
Die Projekt-Erinnerungen sind eine praktische Funktion in PCPx, die sicherstellt, dass alle Benutzer – unabhängig von ihrer Rolle im Projekt – rechtzeitig über wichtige anstehende Termine informiert werden. Diese automatische Benachrichtigung per E-Mail hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
Wie funktioniert die Projekt-Erinnerung? #
Das System prüft täglich, ob relevante Termine in Ihren Projekten anstehen. Dabei wird sowohl geprüft, ob die Fälligkeit HEUTE ist, als auch, ob die Fälligkeit innerhalb der nächsten 14 Tage liegt. Basierend auf diesen Informationen erhalten die betroffenen Benutzer eine Erinnerung per E-Mail.
Welche Daten werden geprüft? #
Das System prüft zwei zentrale Arten von Informationen in Ihren Projekten:
Eckpunkte (Meilensteine):
Diese wichtigen Etappen eines Projektes werden überwacht, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig bearbeitet werden.
Arbeitselemente:
Dazu zählen Aufgaben oder Aktivitäten, die im Rahmen des Projekts zu erledigen sind.
Sobald einer dieser Termine ansteht oder in 14 Tagen fällig wird, informiert das System alle relevanten Benutzer.
Wer erhält die Projekt-Erinnerungen? #
Die Erinnerungsfunktion ist für alle Benutzer eines Projekts gedacht, unabhängig von ihrer Rolle:
Verantwortliche Personen:
Benutzer, die direkt für die Erledigung eines Eckpunkts oder Arbeitselements zuständig sind, erhalten die Nachricht.
Mitwirkende Personen:
Auch Benutzer, die lediglich als Mitwirkende am Projekt beteiligt sind, werden proaktiv informiert, damit alle im Team auf dem gleichen Stand sind.
Egal, ob Sie der Projektmanager, ein Teammitglied oder ein Stakeholder sind – Sie werden rechtzeitig benachrichtigt, damit keine Termine verpasst werden.
Wann wird die Nachricht verschickt? #
Die Erinnerungen werden täglich geprüft und verschickt, sobald relevante Termine identifiziert wurden. So bleibt jeder Benutzer frühzeitig informiert und kann sich rechtzeitig auf die anstehenden Aufgaben vorbereiten.
Welche Vorteile bieten die Projekt-Erinnerungen? #
Proaktive Benachrichtigung:
Sie erhalten rechtzeitig Informationen über anstehende Termine, ohne selbst aktiv nachschauen zu müssen.
Vermeidung von Engpässen:
Durch die frühzeitige Erinnerung haben Sie genug Zeit, um sich auf fällige Aufgaben oder Meilensteine vorzubereiten.
Teamweite Transparenz:
Alle Projektbeteiligten werden informiert – unabhängig von ihrer Rolle. Das sorgt für bessere Abstimmung und Zusammenarbeit.
Stressfreie Planung:
Die automatisierten Erinnerungen helfen Ihnen, Deadlines einzuhalten und Projekte ohne Last-Minute-Stress abzuwickeln.
Aktivieren / Deaktivieren #
Um die Benachrichtigungen für die Erinnerung bzgl. Eckpunkte und Arbeitselemente zu aktivieren oder zu deaktivieren, setzen Sie den Schalter entsprechend.
Individuelle Änderungsbenachrichtigung erstellen #
- Um eine neue Änderungsbenachrichtigung zu erstellen, wählen Sie die Schaltfläche Neu.
- Wählen Sie den Typ aus, für den Sie eine Benachrichtigung bei einer Änderung erhalten wollen.
- Wählen Sie nun die Aktion aus, bei der eine Benachrichtigung erfolgen soll.
- Legen Sie nun fest, ob es sich um ein bestimmtes Projekt aus Ihrem Portfolio handelt oder Sie gerne Änderungen von allen Projekten erhalten möchten.
- Speichern Sie die Einstellungen ab. Das Abonnement wurde entsprechend eingerichtet.
